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【雑務が半減】フリーライターが実践するメール時短術【Gmail】

この人に返信しないとな、ああ、あの人にもあの件で連絡を。今来た問い合わせにも…

ライターやデザイナー、システムエンジニアなどのクリエイティブ系フリーランスは遠隔で仕事先とやり取りをすることが多く、必然的にメールの頻度が高まりやすいと思います。

ぼくも独立して1、2年はメール対応に時間を割かれることが少なくなく、「メール対応をすること」が一つの仕事になっていました。

しかしながら、取材ライターの本業はネタを企画したり、取材したり、原稿を書いたりすること

ぼくのようにメールにはなるべく時間を取られないようにしたい人が多いのではないでしょうか。

そこで今回は、2016年からフリーのライターをしているショウブ(@freemediwriter)が実践するメール時短術を紹介します。

こういったやり方でだいぶメール対応のストレスが減り、実際にかかる時間も減ったので参考にしてみてください。Googleが提供するサービス「Gmail」用です。

主な内容は下の通り。

  • メールは情報交換と割り切る
  • メールチェックは1日3回だけ
  • 余計な敬語を省く
  • 単語登録をする
  • テンプレート設定をする

メールは情報交換と割り切る

端的に用件がわかればいい

ぼくは、仕事のやり取りで行うメールを「情報交換をするためのもの」と割り切っています。

メールに時間を取られがち、文章を書く時間がかかりがちな人はもしかしたら、「いい人」であろうとしすぎているのかもしれません。

「こんな言葉遣いでいいだろうか」「相手は失礼だと思うのではないだろうか…」

確かにテキストだと相手の表情が見えず、声色もわからないため、文章によっては冷たい印象を与える可能性があります。

しかし、ビジネスパーソンは一般的に「さまざまな仕事がある中で自分のメールを読んでくれている」わけですから、美辞麗句を並べ立てた長い、それでいて要を得ない文章よりは、簡潔でわかりやすく、短いものを好むのではないでしょうか。

相手の時間を不要に奪わないことがビジネスを進めていく上で重要だとぼくは考えているため、基本的に仕事のやり取りで行うメールは情報交換のためのものと考えています。

  • 「~してください」などの指示口調を使わない
  • 「お願いできますか」と尋ねる形で交渉する

たとえ短い文章であっても、上の2点さえ意識しておけば、そうそう相手の気分を害することはないと考えています。

メールチェックは1日3回だけ

メールに時間を取られている場合、メールソフトやスマートフォンアプリを開く回数が不要に多い可能性があります。

今はスマートフォンでも手軽にメールを読んだり書いたりできるので、通知が来るたびにアプリを開いている人もいるのでは。

しかし「塵も積もれば山となる」で、細かなメールチェックの時間の蓄積が、結果的に生産的な仕事の時間を減らしているかもしれません。

ぼくは基本的にスマートフォンのGmailアプリを利用せず、パソコンでメールを開く時間は1日に3回と決めています。

時間は午前11時、午後3時、午後6時。

経験上、午前中にメールが来る時間帯は10時台までが多いのでまずは午前11時に設定し、午後は2回に分けています。

そもそもメールのやり取りが多くないこともありますが、これで問題ありません。

スマートフォンのアプリを使わないのも重要ですね。

以前はスマホに通知が来るたびにアプリを開いてメールの内容を確認していましたが、仕事に関係のない、つまり返信の必要がなかったり、あってもすぐにしなくていいものも多く含まれていたため、「非効率だ」と判断しました。

そこでまずはバッジ(アイコンに数字が表示される機能)をオフに。さらにその後、メールを開く誘惑をなくすためにアプリそのものを削除しました。

メールチェックの時間帯にWi-Fiが通っている環境にいて、パソコンでメールチェックがやりづらい場合はアプリをダウンロードしてスマートフォンでチェックすることもありますが、確認したらすぐにアプリを消すようにしています。

メールに関わらず、何かをする誘惑を断ちたいときは、それができない、やりづらい環境をつくることがコツだと思います。

余計な敬語を省く

メールに触れる時間を減らすようにしたら今度は、「書く文章を減らせないか」検討してみてはいかがでしょうか。

日本は手紙文化の影響からか、ビジネスメールでも不要な敬語が多いとぼくは思うんですね。

文章を減らすためにぼくが実践していることは下の通り。

  • 「いつもお世話になります」→「いつも」をカット
  • 「お世話になります」→2通目以降は使わない
  • 「どうぞ」「何卒」→使わない
  • 「~させていただきます」→「~します」「~いたします」
  • 「~いただき」→カット
  • 「よろしくお願いします」→必要なときだけ

「お世話になります」はさほど要らない

「お世話になります」というメールの定型句に果たして意味はあるのでしょうか。

「ぼくはほぼない」と考えているので、自分から特定の用件を相手に送る一通目以外は使わないようにしています。

少なくとも、連続性のあるメールの2通目以降で使う必要はないのでは。

相手から何らかの連絡があってそれに返信するときは「お世話になります」を使わず、「ご連絡ありがとうございます」からで問題ないかと。

「いつも」「どうぞ」「何卒」は重要なときだけ

「いつもお世話になります」の「いつも」、「どうぞ・何卒よろしくお願いします」の「どうぞ」と「何卒」。

これらも普段は使いません。

頻繁に使うことでむしろその言葉の重みが薄れてしまうとぼくは考えているので、仕事のやり取りの中でも重要なタイミングのときだけ使うようにしています。

「~させていただきます」も基本不使用

「~させていただきます」も必ず使う必要はないと思います。「~します」「~いたします」で十分ではないでしょうか。

そもそも、本来の意味はこうです。

自分の行為や動作について「相手の許しのもとに行う」といった意味合いを持たせる、へりくだった言い方。謙譲表現の一種―『実用日本語表現辞典』

「相手の許しのもとに行う」とき以外でも使われていますよね。

感覚的には「あなたがいて私がいる」「あなたがいるから私はこんなことができている」という相手への敬意を示す言葉のように思いますが、これも「ここぞ」のときでいいと思います。

「どうぞ」などと同じように、使いすぎると言葉の重みが薄れると考えます。

「~いただき」も使わない

「ご連絡いただきありがとうございます」「ご相談いただき」「ご提案いただき」

こういった文章の場合、ぼくは「いただき」を使わず

  • ご連絡ありがとうございます
  • ご相談ありがとうございます
  • ご提案ありがとうございます

こう表現しています。

「いただき」は使った方が丁寧だと思います。確かにそう思いますが、カットしても問題ないかと。

ぼくが読み手であれば、敬語表現をたくさん目にする方がストレスになるので、やはり敬語は減らすようにしていますね。

「よろしくお願いします」は必要なときだけ

メールの最後に「よろしくお願いします」を記載することも定型のようになっていますが、これも必要なときだけでいいとぼくは思います。

文章を読むとき、「そんなにお願いされていない場合」でもこの文言が書かれていることがあって、違和感を覚えるんですね。

この言葉も書く必要があるか考えて、必要ないと判断した場合は記載しなくていいのではないでしょうか。

単語登録をする

  • 無駄にアプリに触れない
  • 不要な表現を使わない

これらを考えた後、パソコンの「単語登録」とメールの「テンプレート設定」機能を利用することで、ライティング時間を大幅に減らせます

「単語登録」とは文字通り、単語の読みと漢字をOS(オペレーションシステム)に記憶させるもので、Windowsであれば画面右下の「あ」や「A」の表示を右クリックすると一覧に「単語の登録」があります。

画面右下の「あ」または「A」部分を右クリック
真ん中のやや上にある「単語の登録」をクリック
「単語」と「よみ」を入力して「登録」

たとえばぼくの場合、名前の「庄部(しょうぶ)」をよく書きますが、単語登録していなければ「しょうぶ」と入力しても瞬時に上の漢字には変換されません。

「しょうや」→「庄」、「へや」→「部」と手間がかかるので、こういった「自分がよく使うものの一発で漢字変換されないワード」を登録しておくといいでしょう。

単語登録は人名に使える

記者やライターとして人名の間違いは致命的なミスですが、単語登録をしておけばリスクを減らせます。

もし、原稿を書く際に何度も使う名前があり、その名が一発で漢字変換されないものであれば単語登録がお勧めです。

新聞社時代、同僚が人名を間違え、その記事が世に出てしまったときに総局長がアドバイスしていたんですね。

それを片耳で聞いていたぼくは「なるほど」と。人名のミスは本当に恐ろしいものですから…。

よく使う漢字をトップ表示させられる

単語登録は、自分がよく書く言葉の漢字をトップ表示させたいときにも役立ちます。

例えば、「週に一度」を意味する「週一」(しゅういち)をよく使う場合、単語登録をしていなければ、「しゅういち」と入力しても真っ先に表示されるのは人名の「修一」です。

「週一」はその後の候補として表れるため、その分、パソコンのボタンを押す回数が増えてしまいます。

でも、「週一」の漢字と「しゅういち」の読みを単語登録しておけば、以後、入力したときは「修一」ではなく「週一」がトップに表示されるようになるため、手間が減ります。

こうした作業も習慣化しておくと、時間が経つほど時短幅が大きくなりますよね。

テンプレート設定をする

さらに、メールでよく使う文章をあらかじめテンプレート設定しておけば、大幅にメールを書く時間を減らせます。

ちょっと面倒かもしれませんが、これも単語登録と同じように一度済ませておけば時間が経つほど設定していない状態に比べて時短幅が増えていくのでお勧めです。

Gmailのテンプレート設定方法

Gmailの場合の設定方法は、

①「新規作成画面を開く」

②テンプレートしたい文章を書く

画面右下のゴミ箱マークの左にある点線部分をクリック、「テンプレート」まで移動し、表示された「下書きをテンプレートとして保存」をクリック

これで完成です。

ちなみにぼくは上の写真の通り、

  • 「企画案のお伝え」
  • 「企画案OKのお礼」
  • 「想定質問のご送付」
  • 「取材のお礼」
  • 「原稿のご送付」
  • 「記事掲載日のお伝え」
  • 「請求書のご送付」

など、ライターとして必ず関係先に送るものは全てテンプレート設定していて、それらを下地にしてアレンジしています。

最後に

ぼくのメール時短術を紹介しました。

敬語表現をカットする部分はぼくの価値観が多分に反映されていますが、それ以外は応用しやすいことだと思います。

大切なのは、「自分でルールを作りつつも臨機応変にやること」でしょうか。

特にメールのテンプレートを利用するときに注意しているのですが、無思考にテンプレートをはって送るとそのときに本当に必要な文章と微妙にずれることがあります。

ルールは大きな武器になりますが、状況によってはそれが諸刃の剣になって相手に失礼があったり、その状況にふさわしくないメールになってむしろやり取りが増えてしまったりする可能性があるので、そんなことにも留意したいですね。

フリーライターの庄部(@freemediwriter)でした。

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